Loting soms ondeugdelijk en niet doeltreffend

ac20fedb-7eac-4cc9-9f7c-456d4e8b7196Bij aanbestedingen wordt een aanbieder gecontracteerd die de goederen mag aanleveren of de dienst of het werk mag uitvoeren. De beste aanbieding wint. Soms wordt er bij aanbestedingen geloot: wat vinden we daarvan?

Loten bij aanbestedingen komt ten minste bij twee onderdelen voor: om aanbieders te kiezen die een offerte mogen opstellen of om de winnaar(s) te kiezen.

Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen krijgen meestal drie of vijf aanbieders een uitnodiging. Van belang is dan welke drie of vijf aanbieders worden uitgenodigd. Bij de totstandkoming van de Aanbestedingswet 2012 is er rekening mee gehouden dat de praktijk bij veel aanbestedende diensten nogal beperkt was: meestal werden de aanbieders gekozen uit een standaardlijstje. Voor wie niet op dat lijstje stond, was het moeilijk om ‘er tussen te komen’. Dat gold vooral voor nieuwe bedrijven, maar soms zelfs voor het midden- en kleinbedrijf (mkb). Je kwam pas op dat lijstje als je een grotere opdracht naar tevredenheid had uitgevoerd. Daarom zijn in de wet bepalingen opgenomen, dat ook de keuze van de uit te nodigen aanbieders objectief moet plaatsvinden en moet worden gemotiveerd.

Sommige aanbestedende diensten voldoen nu aan deze regels. Zij nodigen aanbieders uit mee te doen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen. De vraag is dan wel uit welke aanbieders wordt geloot: weer datzelfde standaardlijstje of kun je je aanmelden om mee te doen? Een interessante kwestie voor vooral het mkb.

De volgende vraag is dan hoe wordt geloot. Er zijn gemeenten die positieve ervaringen laten meetellen via een grotere kans in de loting. Andere kiezen een aantal aanbieders uit hun regio en een aantal van daarbuiten.

Loting komt ook voor om een winnaar(s) te kiezen. Dat wordt nogal eens als onbevredigend ervaren. Ik kan daarvoor begrip opbrengen, zeker als de selectie- en gunningscriteria nauwelijks onderscheidend zijn. Dan eindigen veel aanbieders met het maximum aantal punten en moet loting de winnaar(s) aanwijzen. Eigenlijk zegt de aanbestedende dienst dan dat het niet uitmaakt wie de opdracht uitvoert. Professionele inkopers zullen hierover in de meeste gevallen anders denken en dat doet ook de rechter die onlangs bepaalde: “….. dat op voorhand vaststaat dat op basis van loting zal worden bepaald wie voor gunning in aanmerking komt. Dat verhoudt zich niet met het doel en karakter van de aanbestedingsprocedure ….”. Op voorhand bepalen te gaan loten om een winnaar aan te wijzen is niet de bedoeling.

Nog erger wordt het in sommige bijzondere varianten. Zo zag ik onlangs een aanbesteding waarin tien raamcontractanten moesten worden gekozen. Daarvoor had de aanbestedende dienst gunningscriteria opgesteld, waarmee punten konden worden verdiend. Alle aanbieders werden gerangschikt op basis van behaalde punten. Vervolgens werden de vijf best scorende aanbieders geselecteerd waarna nog eens vijf anderen door loting werden aangewezen.

Er waren 45 inschrijvers en naast de beste vijf kon ook nummer 42 worden ingeloot en nummer 6 niet! Dat begrijp ik niet: het is ook voor de aanbestedende dienst duidelijk dat nummer 6 een betere aanbieding doet dan nummer 42 (scoort hoger op de gunningscriteria). In emvi-termen heeft nummer 6 een betere inschrijving dan nummer 42. Niet gunnen aan nummer 6 is dus in strijd met het emvi-principe.

Een rechter oordeelde onlangs anders, omdat deze ondeugdelijkheid niet al tijdens de aanbestedingsprocedure aan de orde kwam. Feit blijft dat een dergelijke procedure ondeugdelijk is en niet doeltreffend.

Deze blog werd eerder geplaatst op 17 december 2015 in Cobouw.